传统的档案是把所有要保管的案卷实体集中统一管理，集中在我院的档案室，而电子档案就是在档案管理工作中全面采用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理和提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。通过计算机网络，使异地传递调阅利用成为可能，跨区域的超速查阅扩大了档案的利用空间，大大提高了信息利用价值，实现网络资源共享。同时简化了传统档案查询的繁琐流程，从而提高工作效率，降低信息利用成本。通过使用权限控制可以直接在网上查阅打印，减少了调阅、复印次数造成的实体档案的老化，解决了反复借阅和保管之间的矛盾，从而对库存档案进行有效的保管和保护，确保实体安全。集宁区人民法院档案数字化外包管理按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。